Miért veszélyes a hiány és a túlkészlet?

A készlethiány közvetlenül érinti a működést. Elmaradhat a kiszolgálás, nőhet a beszerzési kapkodás, romolhat a vevői élmény. Ha egy termék vagy alapanyag nem érkezik meg időben, az egész folyamat megakadhat.

A túlkészlet más típusú probléma. Helyet foglal, pénzt köt le, növeli a tárolási terheket, és egyes termékeknél az elavulás vagy sérülés kockázatát is. Vagyis a túl sok készlet nem biztonság, hanem költség.

Ezért fontos, hogy a készletet ne érzésre, hanem adatok és egyszerű szabályok alapján kezeld.

Milyen alapmutatókra figyelj kezdőként?

Első lépésként nem bonyolult rendszer kell, hanem következetes nyilvántartás. Érdemes figyelni például az alábbiakra:

•       fogyási ütem – milyen gyorsan mozog egy termék
•       utánpótlási idő – mennyi idő alatt érkezik be újra
•       minimális készletszint – az a pont, ami alá már nem érdemes menni
•       biztonsági készlet – tartalék váratlan helyzetekre
•       készletforgás – mennyire gyorsan cserélődik a raktárkészlet

Kezdőként már az is sokat javít a pontosságon, ha cikkszámonként látod, mi fogy rendszeresen, mi szezonális, és mi az, ami hónapok óta bent áll. Ebben nagy segítség lehet egy jól felépített táblázat vagy riport. Nem véletlen, hogy a logisztikai adminisztrációban az Excel sok helyen alapmunkaeszköz; erről részletesebben is olvashatsz ebben a cikkben: https://www.minerva90.hu/szakmai-kepzesek/excel-fontossaga-a-logisztikaban-miert-ez-a-svajci-bicska-az-ellatasi-lancban

Hogyan előzd meg a készlethiányt?

A készlethiány megelőzésének kulcsa az előretervezés. Ehhez három dolgot érdemes összekapcsolni:

•       múltbeli fogyás
•       várható kereslet
•       beszállítói átfutási idő

Például ha egy termék heti rendszerességgel fogy, és a beszerzés több napot vesz igénybe, akkor az újrarendelést nem a kifogyás napján kell elindítani. A rendelési pontot előbb kell meghatározni.

Sokat számít a termékek csoportosítása is. Nem minden tételt kell ugyanazzal a figyelemmel kezelni. A gyorsan forgó, magas értékű vagy működéskritikus cikkek szorosabb kontrollt igényelnek.

Az ilyen gondolkodásmód több logisztikai munkakörben alapvető. Ha szeretnéd jobban átlátni, ki mivel foglalkozik ezen a területen, hasznos kiindulópont ez az összefoglaló: https://www.minerva90.hu/szakmai-kepzesek/ki-kicsoda-a-logisztikaban-raktaros-diszponens-beszerzo-fuvarszervezo

Mit tegyél a túlkészlet ellen?

A túlkészlet visszaszorításához először az okot kell megtalálni. Gyakori problémák:

•       túlbecsült kereslet
•       túl nagy rendelési mennyiség
•       ritkán frissített készletadatok
•       szezonális ingadozás figyelmen kívül hagyása

A megoldás általában nem egyetlen nagy lépés, hanem rendszeres korrekció. Nézd át havonta, mely termékek forognak lassan. Vizsgáld meg, indokolt-e ugyanazzal a mennyiséggel rendelni. Ha kell, vezess be eltérő szabályokat termékkategóriánként.

Aki ezen a területen szeretne biztos alapokat szerezni, annak egy jól felépített logisztikus képzés segíthet rendszerezni a logisztikai folyamatok összefüggéseit.

Összegzés

A készletgazdálkodásban a legfontosabb kérdés nem az, hogy minél több áru legyen bent, hanem az, hogy a megfelelő mennyiség legyen a megfelelő időben elérhető. Ehhez nyilvántartás, visszamérés és következetes döntési szabályok kellenek.

Kezdőként már azzal is sokat lehet javítani, ha látod a fogyást, figyeled az utánpótlási időt, és nem egyformán kezeled az összes terméket. A stabil készletszint általában nem gyors improvizációból, hanem jól felépített rendszerből jön.