1) Több dokumentum, több adat – több adminisztráció

A digitális rendszerek nem szüntették meg a dokumentumkezelést, hanem megsokszorozták a keletkező adat mennyiségét.
Az adatrögzítő feladatai közé tartoznak:

• hivatalos dokumentumok előállítása,
• üzleti levelek szerkesztése,
• táblázatok és kimutatások készítése,
• elektronikusan tárolt adatok rendszerezése.

A több adat több pontos, gyors munkát igényel – amit csak képzett adatrögzítők tudnak elvégezni.

2) A digitális iratkezelés fegyelmet és szabálykövetést igényel

Az adatkezelés és adattovábbítás nemcsak technikai, hanem szabályozott folyamat.
A képzésben is szereplő feladatok alapján szükség van szakemberekre, akik ismerik:

• a biztonságos adattárolás módjait,
• az adatkezelés előírásait,
• az elektronikus iratkezelés szabályait,
• a dokumentumok archiválását és rendszerezését.

A digitális korszakban a hibák gyorsabban terjednek, így a felelősségteljes, pontos adatrögzítés felértékelődik.

3) A 10 ujjas vakon gépelés továbbra is kulcskompetencia

A modern irodákban a gyors, hibamentes gépelés továbbra is nélkülözhetetlen.
A számítógépes adatrögzítő képzésünk vizsgakövetelménye is mutatja:

• hosszabb szövegek rögzítése,
• legalább 100 leütés/perc sebességgel,
• dokumentumok szerkesztése és grafikai elemek beépítése.

Ezeket az automatizáció nem tudja kiváltani, mert a szöveg előállítása sokszor döntéshez, értelmezéshez és kontrollhoz kötött.

4) A digitalizáció új irodai eszközöket hozott – és ezeket kezelni kell

A modern irodákban használt eszközök (szkenner, másoló, nyomtató, archiváló rendszerek) működtetése az adatrögzítők feladata.
A képzés is tanítja:

• irodatechnikai eszközök használatát,
• dokumentumok másolását, szkennelését, köttetését,
• elektronikus dokumentum-előállítást.

Ezek a feladatok emberi felügyeletet, döntést és precizitást igényelnek.

5) A vállalatoknak szükségük van jól rendszerezett adatokra

A döntéshozatal alapja a jól strukturált információ. A digitalizált környezetben az adatrögzítők kulcsszerepe:

• adatgyűjtés,
• adatellenőrzés,
• iratrendezés,
• dokumentumok megfelelő formában történő előállítása.

Ezek nélkül egy szervezetben lassulnak a folyamatok, nő a hibák kockázata és romlik a hatékonyság.

Összegzés

A digitális korszak nem csökkentette, hanem megnövelte az adatrögzítők szerepét: több adat, több digitális dokumentum és több szabályozott adminisztráció igényel szakszerű, gyors és pontos munkát. A számítógépes adatrögzítő képzés pontosan erre készít fel: dokumentumkezelésre, vakon gépelésre, irodatechnikai eszközök használatára és biztonságos adatkezelésre – vagyis mindenre, amire a modern irodáknak szüksége van.